Informatie voor docenten

Sommige docenten organiseren nog zelf de schoolreis. Buiten dat dit veel extra werk is tijdens het toch al drukke schooljaar, is het ook zo dat als de school de reis zelf organiseert, alle risico’s ook in beginsel voor de school zijn (zie dit document van Kompas Juristen). Doordat wij meerdere reizen organiseren, hebben wij ook leuke kortingen bedongen bij tal van providers. Op deze manier kunnen wij de reis vaak voor dezelfde prijs aanbieden. Dat scheelt u een hoop extra werk en de verantwoordelijkheid ligt dan ook niet bij u.

U geeft aan wat voor reis u wilt en wij gaan vervolgens voor u aan de slag en nemen u zo veel werk uit handen. Het enige wat u doet, is het aanleveren van een lijst met namen en dieetwensen e.d. voor bijvoorbeeld het hostel.

Wij organiseren schoolreizen voor elk budget. Wat wij niet doen, is met ‘goedkope’ prijzen op onze website adverteren.  De prijzen van schoolreizen zijn immers van ontzettend veel factoren afhankelijk (o.a. seizoen, beschikbaarheid, groepsgrootte). We zullen u altijd een eerlijke prijs quoten en met u meedenken. Maar of u nu een kleine of grote, goedkope of dure schoolreis boekt, wij bieden altijd onze persoonlijke service, bereikbaarheid en expertise.

De meest gunstige maanden om op reis te gaan zijn van oktober tot en met maart; de meest ongunstige zijn april en mei. 
Veel scholen gaan juist in de weken voor de meivakantie op schoolreis; echter, dan zijn ook veel Duitse en Belgische scholen op pad. In deze weken zijn er dus ook veel hostels e.d. volgeboekt, waardoor je vaak voor een duurdere optie moet kiezen als je niet op tijd reserveert.

Als docent kun je vaak niet zelf beslissen wanneer je op schoolreis gaat; je bent afhankelijk van een jaarplanning die centraal wordt gemaakt. Begin daarom vroeg met boeken; u hoeft dan nog niet de exacte aantallen door te geven. Belangrijker is dat wij alvast een accommodatie en overtocht e.d. vast kunnen leggen. 

In deze tijd is het budget vaak ook een punt van aandacht, daarom denken wij graag met u mee (zelfs in de drukke periodes).

U krijgt van ons altijd alle reisbescheiden een tweetal weken voor aanvang van de reis opgestuurd. De meesten zijn digitaal en zullen wij u mailen, maar bijvoorbeeld metrokaartjes sturen wij altijd aangetekend per post. Soms vragen ze bij de douane om een toestemmingsformulier van de ouders. Zie deze website van de overheid voor meer informatie. Zorg dus dat u deze meeneemt (Tip: neem deze mee op een USB-stick, of als PDF; dit bespaart ruimte). 

Het programma sturen wij ook altijd per e-mail in PDF-formaat toe. Mocht er iets veranderen, dan sturen wij een nieuwe versie toe. Deze kunt u dan makkelijk downloaden en uitprinten, zo heeft u altijd de meest recente versie.

Verder raden wij aan de volgende zaken mee te nemen:

• Groepslijst (inclusief noodzakelijke medische informatie)

• Paspoort met ETA 

• Toestemmingsformulier ouders 

• Regenjas (het blijft Engeland) en goede wandelschoenen

• Driepolige reisstekker (vergeet in de UK niet het stopcontact aan te zetten)

Met de meeste telefoonabonnementen kunt u voor dezelfde tarieven als in de EU bellen en internetten in de UK. 
Let wel op als u een overtocht maakt van bijvoorbeeld Rotterdam naar Hull. Als u internet aan boord wilt gebruiken, zorg dan dat u een wifibundel koopt. Als u roaming aan laat staan, dan kunnen de kosten snel hoog oplopen.

Het is inherent aan groepsreizen om soms mensen kwijt te raken. Dit is zo gebeurd als het druk is; zelfs al sta je maar 10 meter verderop, in een druk treinstation loop je elkaar bijvoorbeeld makkelijk mis.
Daarom is het heel handig om What3words te gebruiken; deze app deelt de hele aardbol op in vierkantjes van 3×3 meter en allen hebben een unieke woordcombinatie (bijvoorbeeld York Minster is ///deaf.cook.hurt). Laat de leerlingen de app downloaden en spreek van tevoren bepaalde meeting points af. Heel belangrijk (en fijn): de app werkt ook als je geen data of internetverbinding hebt.

U kunt ons tijdens de reis het beste bereiken via WhatsApp; bellen mag natuurlijk ook: +31 (0)85 2007 885. We gaan dan meteen voor u aan de slag! Verzamel vooraf belangrijke telefoonnummers van bijvoorbeeld ouders en huisarts indien nodig.

• Algemeen noodnummer EU: 112
  Algemeen noodnummer VK: 999 (maar 112 werkt ook)

• Als u snel medisch advies nodig heeft in de UK, kunt u bellen met de NHS: 111

• Nederlandse ambassade in het VK:  +44 20 75 90 32 00

• Nederland Wereldwijd telefoonnummer: +31 247 247 247
  Nederland Wereldwijd WhatsApp: +31 85 773 7400

Cool Britannia is lid van het VZR Garantiefonds, dus uw reis is te allen tijde verzekerd. Wij verzorgen geen collectieve reisverzekeringen. Het handigste is dat leerlingen en docenten dit individueel regelen (veel mensen hebben sowieso een doorlopende reisverzekering tegenwoordig). 

Het is niet verplicht je zorgverzekeringspas mee te nemen, maar wel handig. Mocht er iets gebeuren bespaart dit een hoop extra rompslomp.

• Neem geen grote koffers mee. Een formaat van ongeveer 55x35x25 cm (formaat kleine rolkoffer) is gebruikelijk.
• Neem oordopjes mee, het slapen op een boot of in een hostel kan gehorig zijn.
• Ferrymaatschappij geven aan dat schoolgroepen wel eens overlast veroorzaken (vaak uit verveling) en andere passagiers tot last zijn. Daarom houden zij tegenwoordig vaak ook een ‘security briefing’ bij het inschepen. Hou leerlingen a.u.b. een beetje in de gaten en laat hen op de langere overtochten bijvoorbeeld een bordspel meenemen.
• Controleer kamers en hutten bij vertrek. Schade of vervuiling wordt namelijk verhaald op de groep.
• Mocht je vertraging hebben voor bijvoorbeeld de ferry. Laat het ons dan meteen weten.