Privacybeleid Cool Britannia

Boeking

Indien u voor andere personen wenst te boeken, dient u hiervoor door die persoon gemachtigd te zijn.

Welke gegevens verzamelen wij van u?

Wanneer u een reis boekt, worden de gegevens die u verstrekt door ons vastgelegd. Wij verzamelen gegevens waaronder:

• Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail
• Geboortedatum
• Betalingsgegevens
• Dieetgegevens (indien u deze wilt opgeven)
• Noodzakelijke medische gegevens (indien u deze wilt opgeven)
• Gegevens over de geboekte reis
• Bedrijfsnaam en polisnummer van uw reisverzekering

Waarvoor gebruiken wij de gegevens?

• Uw gegevens zijn nodig om aanvragen te doen, om u informatie te verschaffen over uw reis, voor relevante communicatie betreffende de boeking, voor een goede uitvoer van de reis en om de boeking en betaling af te handelen.
• Uw dieetgegevens worden gedeeld met het hotel, gastgezin of andere reisdienstverleners die maaltijden verzorgen en indien dit een medische of religieuze reden heeft slechts voor zover u hier toestemming voor geeft.
• Voor zover u hier toestemming voor geeft worden uw medische gegevens gedeeld met de reisdienstverlener die hiervan op de hoogte dient te zijn en verstrekking noodzakelijk is voor door u aangegeven behoeften, uw veiligheid of de veiligheid van derden.
• NAW-gegevens, bankgegevens en gegevens over de geboekte reis, de kosten en de betaling worden verwerkt ten behoeve van de boekhouding, de debiteurenadministratie en incassohandelingen.
• Uw gegevens kunnen worden gebruikt voor een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden, zoals afhandeling van klachten, geschillen en rechtsvorderingen, voor zover uw belang niet dient te prevaleren.

Grondslag

Wij verzamelen uw gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben.  Daarnaast worden gegevens verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van de onderneming en derden, voor zover uw belangen niet dienen te prevaleren. Voorts worden gegevens verzameld om te voldoen aan wettelijke plichten waaronder in het bijzonder de plicht tot het voeren van een boekhouding. Voor de verwerking van uw dieetgegevens/medische gegevens dient u uitdrukkelijk toestemming te verlenen.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

• Tenzij anders bepaald zullen persoonsgegevens tot uiterlijk twee jaar na de reis bewaard worden.
• Medische gegevens zullen uiterlijk 30 dagen na de reis worden verwijderd.
• Voor zover gegevens nodig zijn voor de belastingadministratie worden deze gegevens gedurende de daarvoor geldende verplichte termijn (in de regel 7 jaar) bewaard.
• Van bovenstaande bewaartermijnen kan worden afgeweken vanwege een wettelijke plicht of een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden voor zover uw belang niet dient te prevaleren. Gegevens kunnen onder meer worden bewaard bij klachten, mogelijke geschillen of rechtsvorderingen tot 2 jaar na afhandeling van de klachten, het geschil of de rechtsvorderingen.

Met wie delen wij uw gegevens?

• Wij stellen uw gegevens ter beschikking aan reisdienstverleners indien en voor zover dat noodzakelijk is voor de goede uitvoering van de reis, voor het behartigen van de door u aangegeven behoeften, voor uw veiligheid of de veiligheid van anderen.
• Bij de verwerking van gegevens wordt gebruik gemaakt van externe verwerkers zoals het boekingssysteem, het boekhoudsysteem, het e-mailsysteem, de boekhouding en voor de betaling en incasso.  

Doorgifte aan een derde land of internationale organisatie buiten de EU?

Vindt uw reis plaats buiten de EU dan worden de noodzakelijke persoonsgegevens doorgegeven aan lokale reisdienstverleners buiten de EU op grond van de uitvoering van de (reis)overeenkomst met u. De reisdienstverleners zijn zelf verantwoordelijk voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens en zijn gebonden aan de regels omtrent privacy die gelden in dat land.  

Reisevaluatie

Welke gegevens verzamelen wij van u?

Wij verzamelen gegevens waaronder uw naam, de afgenomen reis, uw beoordelingen van de reis, uw andere feedback of informatie die u vermeldt in de reisevaluatie.

Waarvoor gebruiken wij de gegevens?

• Wij gebruiken de gegevens voor interne evaluatie.
• Wij gebruiken de gegevens voor evaluatie en terugkoppeling aan de betrokken reisdienstverlener.
• Feedback en reviews kunnen gebruikt worden voor marketingdoeleinden.

Grondslag

Wij verzamelen uw gegevens op grond van de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben.  Daarnaast worden gegevens verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van de onderneming en reisdienstverleners bij gedegen evaluatie van haar producten of diensten voor zover uw belangen niet dienen te prevaleren.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Gegevens in de evaluatie worden tot 2 jaar na de reis bewaard.

Met wie delen wij uw gegevens?

Voor de uitvoering van de evaluatie kunnen wij gebruik maken van externe verwerkers zoals een surveybedrijf. De gegevens kunnen worden doorgegeven aan de reisdienstverlener, dit geschiedt echter geanonimiseerd.

Marketingdoeleinden

Wij zullen uw bijdragen in de vorm van reviews of feedback anonimiseren of pseudonimiseren, dit houdt in dat uw naam in dit geval altijd vervangen wordt door een willekeurig aangewezen naam. Plaats wordt wel vermeld (aangezien dit relevant kan zijn voor marketingdoeleinden). Cool Britannia draagt in deze gevallen zorg voor dat uw feedback niet herleidbaar is tot uw persoon.

Nieuwsbrief

Welke gegevens verzamelen wij van u?

Wij verzamelen gegevens waaronder uw naam en e-mailadres.

Waarvoor gebruiken wij de gegevens?

Wanneer u zich op de nieuwsbrief abonneert of klant bij ons bent, worden uw gegevens gebruikt om de digitale nieuwsbrief aan u toe te sturen. Wij vragen uw naam om de aanhef van de nieuwsbrief te personaliseren.

Grondslag

Bent u nog geen klant dan verwerken wij uw gegevens voor zover u ons toestemming heeft gegeven voor het gebruik c.q. versturing van de nieuwsbrief. Bent u reeds klant dan versturen wij u een nieuwsbrief op grond van het gerechtvaardigd commerciële belang van de onderneming bij het versturen van het meest actuele reisaanbod aan haar klanten.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Uw gegevens worden voor deze doeleinden bewaard totdat u zich afmeldt. Afmelden kan onderaan iedere nieuwsbrief.

Met wie delen wij uw gegevens?

Voor het versturen van de nieuwsbrief maken wij gebruik van een extern mailprogramma.

Brochure

Welke gegevens verzamelen wij van u?

Wij verzamelen gegevens waaronder uw naam, adres, woonplaats, bij de aanvraag van een hardcopy brochure. Wij verzamelen gegevens waaronder uw naam en e-mailadres bij de aanvraag van een digitale brochure.

Waarvoor gebruiken wij de gegevens?

Wanneer u een brochure aanvraagt worden uw gegevens gebruikt om deze aan u toe te sturen.

Grondslag

Wij verwerken uw gegevens voor de uitvoering van de overeenkomst nadat u ons verzoekt de brochure toe te zenden.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Uw gegevens worden 1 maand na verzending verwijderd voor zover die gegevens niet voor andere in deze privacyverklaring genoemde doeleinden rechtmatig gebruikt worden.

Met wie delen wij uw gegevens?

Voor het versturen van de brochure maken wij gebruik van een extern mailprogramma (digitaal) of een externe drukker (hardcopy).

Cookies & Profilering

Welke gegevens verzamelen wij van u?

Met uw toestemming verzamelen wij gegevens over uw surfgedrag en uw voorkeuren. Hiervoor worden tracking cookies en scripts gebruikt. Wij verzamelen hierbij uw IP-adres.

Waarvoor gebruiken wij de gegevens?

Deze gegevens worden gebruikt om profielen op te bouwen waardoor wij u gerichte advertenties kunnen tonen en aanbiedingen relevanter voor u worden.

Grondslag

De gegevens worden enkel verwerkt op grond van uw toestemming.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Uw profiel wordt uiterlijk 6 maanden na het laatste websitebezoek bewaard.

Met wie delen wij uw gegevens?

Uw profiel staat opgeslagen bij een externe analytics dienst.

Klachten over de reis

Welke gegevens verzamelen wij van u?

Wij verzamelen gegevens waaronder uw naam, de afgenomen reis, de klacht en overige informatie die u vermeldt in de klacht.

Waarvoor gebruiken wij de gegevens?

• Wij gebruiken de gegevens voor interne evaluatie van de klacht.
• Indien de klacht ziet op de uitvoering van de reis gebruiken wij de gegevens voor terugkoppeling aan de betrokken reisdienstverlener met het verzoek om een reactie op de klacht.
• Uw gegevens kunnen worden gebruikt voor een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden, zoals geschillen en rechtsvorderingen, voor zover uw belang niet dient te prevaleren.

Grondslag

Wij verzamelen uw gegevens op grond van de uitvoering van de overeenkomst die wij met u hebben.  Daarnaast worden gegevens verwerkt op grond van het gerechtvaardigd belang van de onderneming en reisdienstverleners bij gedegen klachtbeoordeling en klachtafhandeling voor zover uw belangen niet dienen te prevaleren.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens

Gegevens met betrekking tot de klacht worden tot 2 jaar na afhandeling van de klacht bewaard.

Met wie delen wij uw gegevens?

Indien van toepassing worden relevante persoonsgegevens en gegevens over uw klacht doorgegeven aan en besproken met de reisdienstverlener, onze jurist en/of verzekeraar en geschillenbeslechters.

Beveiliging

Hoe beveiligen wij uw gegevens?

Wij nemen alle passende organisatorische en technische voorzorgsmaatregelen om uw persoonsgegevens te beveiligen en eisen van derden die uw persoonsgegevens voor ons verwerken dat zij hetzelfde doen. Dit houdt onder meer in dat:

• toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze gegevens behoren te verwerken door fysieke en digitale toegangsbeperking.
• ons netwerk, de dataopslag en het datatransport is beveiligd -en waar dit passend is versleuteld- volgens de actuele beveiligingsstandaarden.
• inlog- en gebruikersactiviteiten worden gelogd om onrechtmatige verwerking te kunnen achterhalen.
• wij onze medewerkers trainen en een privacycultuur stimuleren.
• het privacybeleid jaarlijks wordt geëvalueerd op effectiviteit.

Uw rechten

Op grond van de wetgeving inzake gegevensbescherming heeft u bepaalde rechten ten aanzien van de gegevens die wij over u in ons bezit hebben. Vanwege de bescherming van uw gegevens, dient u zich bij elk verzoek te identificeren. Mocht u deze rechten willen uitoefenen, dan dient u contact op te nemen met onze Functionaris Gegevensbescherming via onderstaand e-mailadres. Voor meer informatie over uw rechten kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. U geniet de volgende rechten:

• U heeft het recht uw persoonsgegevens in te zien en het recht uw persoonsgegevens te corrigeren.
• U heeft het recht dat wij uw persoonsgegevens wissen voor zover
  • deze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en daarmee verenigbare doelen, of;
  • de verwerking gebaseerd is op uw toestemming en u deze toestemming intrekt en er geen andere rechtsgrond voor de verwerking is, of;
  • de verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden, u bezwaar maakt tegen de verwerking en uw belang prevaleert boven gerechtvaardigde belangen van de onderneming en derden.
• U heeft het recht op beperking van de verwerking.
• U heeft het recht op een digitale kopie van de door u aan ons verstrekte persoonsgegevens.
• U heeft het recht gegeven toestemming in te trekken.
• U heeft het recht om vanwege uw specifieke situatie bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor zover de verwerking is gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de onderneming of derden.
• U heeft het recht om bezwaar te maken tegen gebruik van uw persoonsgegevens voor directe marketingdoeleinden waaronder profilering.
• U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijzigingen

Wij dienen deze privacyverklaring af en toe aan te passen, onder meer vanwege veranderingen op de website, gewijzigde verwerkersdoeleinden, gewijzigde werkwijze of vanwege veranderende regelgeving. We zullen de inhoud van de verklaringen eenzijdig en zonder voorafgaande melding wijzigen.

Vragen, opmerkingen & klachten

Als u vragen, opmerkingen of klachten heeft over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan vernemen wij dat graag van u via onderstaand e-mailadres. Wij reageren zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 4 weken.

Verantwoordelijke voor de verwerking

Onderstaande onderneming is de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

Bedrijfsnaam: Cool Britannia
E-mail: klantenservice@cool-britannia.com

Versie: 20/05/24